Tổng đài ảo VoIP (Voice over Internet Protocol) là hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động trên nền tảng Internet, giúp doanh nghiệp gọi ra, nhận cuộc gọi, tích hợp gọi miễn phí Zalo OA ghi âm, phân phối cuộc gọi, quản lý máy nhánh và theo dõi hiệu quả chăm sóc khách hàng mà không cần lắp đặt tổng đài vật lý tại văn phòng.
Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào đường dây điện thoại truyền thống, doanh nghiệp có thể sử dụng Internet để vận hành hệ thống tổng đài linh hoạt hơn, dễ mở rộng hơn và tiết kiệm chi phí hơn.
Với tổng đài ảo VoIP, nhân viên có thể nghe gọi bằng máy tính, điện thoại IP, smartphone hoặc phần mềm softphone. Chỉ cần có kết nối Internet ổn định, đội ngũ kinh doanh, chăm sóc khách hàng hoặc tư vấn viên có thể làm việc tại văn phòng, chi nhánh hoặc từ xa nhưng vẫn sử dụng chung số tổng đài của doanh nghiệp.
Nói đơn giản, tổng đài ảo VoIP không chỉ là công cụ nghe gọi. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động liên lạc với khách hàng một cách tập trung, chuyên nghiệp và có dữ liệu rõ ràng.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ tổng đài ảo V9 Tech hoặc phần mềm tổng đài ảo V9 PBX Cloud để hiểu rõ hơn về mô hình triển khai.
Khách hàng hiện nay muốn được phản hồi nhanh. Khi có nhu cầu hỏi giá, đặt lịch, mua hàng, bảo hành hoặc cần hỗ trợ, họ thường gọi trực tiếp đến hotline. Nếu cuộc gọi bị nhỡ, chuyển sai người phụ trách hoặc không ai theo dõi lại, doanh nghiệp rất dễ mất khách hàng vào tay đối thủ.
Đây là vấn đề thường gặp ở các doanh nghiệp đang dùng số điện thoại cá nhân, điện thoại bàn truyền thống hoặc nhiều số hotline rời rạc. Khi quy mô khách hàng còn nhỏ, cách làm này có thể tạm ổn. Nhưng khi số lượng cuộc gọi tăng lên, doanh nghiệp sẽ khó kiểm soát: không biết ai đã nghe máy, cuộc gọi nào bị nhỡ, nhân viên tư vấn ra sao, khách hàng đã được chăm sóc lại hay chưa.
Tổng đài ảo VoIP giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề đó bằng cách đưa toàn bộ cuộc gọi về một hệ thống quản lý tập trung. Mọi cuộc gọi vào, cuộc gọi ra, cuộc gọi nhỡ, ghi âm, thời lượng và nhân viên phụ trách đều được lưu lại. Nhờ đó, quản lý có thể theo dõi chất lượng chăm sóc khách hàng và tối ưu hiệu suất đội ngũ dễ dàng hơn.
Với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, đội sale thị trường hoặc nhân sự làm việc từ xa, tổng đài ảo VoIP càng phù hợp. Nhân viên không cần ngồi cố định tại văn phòng nhưng vẫn có thể gọi và nhận cuộc gọi bằng số tổng đài chung của công ty.
Tổng đài ảo VoIP phù hợp với hầu hết doanh nghiệp có nhu cầu liên hệ thường xuyên với khách hàng. Đặc biệt, giải pháp này rất cần thiết với các doanh nghiệp đang có đội ngũ bán hàng, tư vấn, chăm sóc khách hàng, telesales hoặc hỗ trợ kỹ thuật.
Các lĩnh vực nên triển khai tổng đài ảo VoIP gồm: thương mại điện tử, bán lẻ, giáo dục, bất động sản, bảo hiểm, tài chính, logistics, vận tải, y tế, phòng khám, trung tâm dịch vụ, công ty công nghệ, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc các đơn vị cần quản lý hotline chuyên nghiệp.
Nếu doanh nghiệp đang gặp các tình trạng như thường xuyên bỏ lỡ cuộc gọi, khó kiểm soát nhân viên tư vấn, không có ghi âm để đối soát, không biết hiệu quả telesales, dữ liệu khách hàng bị rời rạc hoặc muốn mở rộng hotline nhưng không muốn đầu tư tổng đài vật lý, đây là thời điểm phù hợp để triển khai tổng đài ảo VoIP.
Một hệ thống tổng đài ảo VoIP hiệu quả không cần quá phức tạp, nhưng cần có đủ các tính năng phục vụ bán hàng, chăm sóc khách hàng và quản lý vận hành.
Lời chào tự động giúp doanh nghiệp tạo hình ảnh chuyên nghiệp ngay từ khi khách hàng gọi đến. Thay vì chỉ nghe tiếng chuông chờ, khách hàng có thể nghe lời chào thương hiệu và được hướng dẫn chọn đúng bộ phận.
Ví dụ: “Nhấn phím 1 để gặp bộ phận kinh doanh, nhấn phím 2 để gặp chăm sóc khách hàng, nhấn phím 3 để gặp kỹ thuật”. Tính năng này giúp giảm thời gian chuyển máy thủ công và giúp khách hàng gặp đúng người cần hỗ trợ nhanh hơn.
Tổng đài ảo VoIP cho phép tạo máy nhánh cho từng nhân viên, phòng ban hoặc chi nhánh. Các máy nhánh có thể gọi nội bộ, nhận cuộc gọi, chuyển máy và phối hợp xử lý khách hàng thuận tiện hơn.
Tính năng này rất hữu ích với doanh nghiệp có nhiều bộ phận như kinh doanh, chăm sóc khách hàng, kỹ thuật, kế toán, lễ tân hoặc nhiều chi nhánh tại các khu vực khác nhau.
Ghi âm cuộc gọi giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng tư vấn, đào tạo nhân viên, xử lý khiếu nại và đối soát thông tin khi cần. Đây là tính năng quan trọng với các doanh nghiệp có đội ngũ telesales, tư vấn tuyển sinh, bán hàng, bảo hiểm, tài chính hoặc chăm sóc khách hàng sau bán.
Ngoài ghi âm, hệ thống còn lưu lại lịch sử cuộc gọi, số điện thoại khách hàng, thời gian gọi, thời lượng, trạng thái cuộc gọi và nhân viên phụ trách. Nhờ đó, doanh nghiệp không bị mất dữ liệu khách hàng khi nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận.
Tổng đài ảo VoIP có thể tự động phân phối cuộc gọi đến đúng nhân viên hoặc phòng ban theo kịch bản đã thiết lập. Doanh nghiệp có thể chia cuộc gọi theo nhóm, theo ca trực, theo nhân viên rảnh, theo khu vực hoặc theo thứ tự ưu tiên.
Điều này giúp giảm tình trạng khách gọi vào nhưng không ai nghe máy. Đồng thời, doanh nghiệp cũng kiểm soát được lượng cuộc gọi của từng nhân viên để phân bổ công việc hợp lý hơn.
Báo cáo là tính năng giúp quản lý biết hệ thống hotline đang hoạt động hiệu quả hay không. Doanh nghiệp có thể theo dõi số cuộc gọi vào, cuộc gọi ra, cuộc gọi nhỡ, tỷ lệ bắt máy, thời lượng trung bình, hiệu suất từng nhân viên và khung giờ cao điểm.
Nhờ dữ liệu này, doanh nghiệp có thể đánh giá đội ngũ tư vấn, tối ưu kịch bản chăm sóc khách hàng và hạn chế thất thoát cơ hội bán hàng.
Tổng đài ảo VoIP nên được tích hợp với CRM, website, Zalo OA, livechat hoặc phần mềm quản lý khách hàng để đồng bộ dữ liệu. Khi khách gọi đến, nhân viên có thể biết khách đã từng mua sản phẩm gì, từng để lại thông tin ở đâu, ai đã chăm sóc trước đó và đang ở giai đoạn nào trong quy trình bán hàng.
Tổng đài ảo VoIP có thể tích hợp với Zalo OA, cho phép khách hàng gọi miễn phí từ Zalo vào tổng đài của doanh nghiệp. Cuộc gọi từ Zalo vẫn được tiếp nhận, phân phối đến đúng nhân viên hoặc phòng ban như cuộc gọi hotline thông thường.
Tính năng này giúp doanh nghiệp tăng thêm kênh liên hệ miễn phí cho khách hàng, hạn chế bỏ lỡ cuộc gọi và quản lý tập trung dữ liệu chăm sóc khách hàng trên cùng một hệ thống.
Doanh nghiệp có nhu cầu quản lý nhiều kênh có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê tổng đài đa kênh của V9 Tech.
Tổng đài ảo VoIP mang lại nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị cần chăm sóc khách hàng thường xuyên.
Để triển khai tổng đài ảo VoIP hiệu quả, doanh nghiệp nên bắt đầu từ nhu cầu thực tế thay vì chỉ chọn phần mềm theo giá. Một quy trình triển khai hợp lý thường gồm các bước sau.
Sau khi triển khai, doanh nghiệp nên theo dõi các chỉ số như cuộc gọi nhỡ, tỷ lệ bắt máy, thời lượng cuộc gọi, hiệu suất nhân viên và tỷ lệ chuyển đổi từ cuộc gọi. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng và tối ưu đội ngũ bán hàng.
V9 Tech cung cấp các gói tổng đài ảo VoIP linh hoạt, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp. Chi phí được tính theo số lượng user sử dụng hằng tháng, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách và mở rộng khi cần.
Gói Basic phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc đội nhóm mới bắt đầu sử dụng tổng đài ảo VoIP.
Gói Standard phù hợp với doanh nghiệp cần quản lý cuộc gọi và dữ liệu khách hàng chuyên nghiệp hơn.
Gói Call Center phù hợp với doanh nghiệp có bộ phận chăm sóc khách hàng, telesale hoặc lượng cuộc gọi lớn.
Gói Omni Channel phù hợp với doanh nghiệp cần chăm sóc khách hàng trên nhiều kênh trong cùng một hệ thống.
Tùy theo quy mô vận hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn gói Basic để bắt đầu tiết kiệm, gói Standard để quản lý khách hàng tốt hơn, gói Call Center cho đội ngũ CSKH chuyên nghiệp hoặc gói Omni Channel để vận hành chăm sóc khách hàng đa kênh.
NHẬN ƯU ĐÃI 60 NGÀY SỬ DỤNG MIỄN PHÍ
